How to manage your time as a researcher
本文翻译自Nature Careers Community。
Tracking goals on various timescales can help scientists to make the most of their days, says Maya Gosztyla.
Good time management enables researchers to set goals and priorities without sacrificing personal wellbeing.
读研究生不到两年时间，我就精疲力尽了。我花费大量时间在实验室，但是我还是担心我没有取得令人满意的进展。过度的劳累让我疲惫，而且让我变得马虎，让我变得效率低下，形成恶性循环。
我的经历并非特例。2022 年《自然》杂志的一项调查发现，70% 的研究生每周工作超过 40 小时，68% 的研究生难以保持良好的工作与生活平衡。而且，根据《自然》杂志 2021 年的薪酬和工作调查，在所有职业阶段，近一半 （45%） 的科学家都报告了倦怠和过度劳累的迹象。
时间管理策略可以帮助控制工作时间，但也可以促进不健康的超生产力文化，或者掩盖有毒的研究环境。时间管理不应该是最大化可以塞进一天的工作量，相反，它应该帮助你在不牺牲个人幸福的情况下优先考虑你的职业目标。
在我的情况下，这意味着我如何去组织我的每一天、每周、每月。受到计算机科学家Cal Newport的启发，我已经大大的减少在实验室的时间，这大大的提升了我的精神和身体健康。而且没有看到任何的生产力下降的现象。
为了更加高效的利用我的时间和优先考虑我最重要的任务，我从三个时间尺度跟踪我的目标。
Level1：蓝图
蓝图包含长期的目标。对于研究生来说，可能包括理想的毕业时间，学习一个特定的技能，或者职业探索等。对于研究人员来说，可能是完成一个项目，申请基金或提高教学水平和指导水平。
我最喜欢的规划蓝图的工具之一是甘特表（Gantt Chart），它使用水平的进度条显示项目的时间线（Microsoft Excel和Google Sheets提供了模板）。我在加入博士实验室之后不久就建立了一个甘特图，每年更新几次。它包含了关键的实验、主要的会议、博士课程和职业探索的关键事件的时间线。
为了防止分散每天任务的注意力，把甘特表放到显眼的地方，比如办公桌附近的公告板上。
Level2：学期
在每个学期结束时，写出下个季度或者学期的计划，考虑三个要素：
- 反思（Reflect）：你在上个阶段（quarter）制定了什么目标？你是否完成了这些目标？为什么完成了或者为什么没有完成？
- 展望（Forecast）：下个阶段将会有哪些事情？承诺？或截止日期？
- 优先级（Prioritize）：下个阶段自己要达到哪些目标？其中哪些你觉得更重要？
在接下来几个月里你的目标需要从你的蓝图中产生，并且有助于你的蓝图。这可能包括完成一个实验，写文章或者申请资助，或准备一个课程的教学。
列出你的研究目标和其它的承诺可以帮助你设定合理的期望。
在这个层级上，一个有用的工具是看板，它给不同的列分配不同的标签，方便将任务进行分类。你可能将任务按照状态分类（如：进行中、尽快做（To Do ADAP)、下个月做、未开始等）或优先级（高、中、低）。一些在线工具提供看板工具，包括Trello和Notion。或者，你也可以使用便签制作老式的看板（old-school board）。
Level3：每日或每周
对于最精细的计划，你可以使用每日计划，但是我更喜欢使用每周的时间刻度，因为我的研究经常有实验需要做几天。无论是每日或每周，你都可以为每个任务分配特定的槽位（slots），被称为时间块（time blocking），或者使用待办事项列表。
时间块非常适合在其它承诺周围安排实验，以及花费多天时间组织协议（organizing protocols）。它最适合需要至少30分钟的任务。你所需要的只是一个电子或纸质的计划单。请记住，你的计划应该是灵活的：如果一个实验花费了比预期要长的时间，或者一个期刊的编辑要求你在很紧迫的时间修改手稿，你应该为这些变化提供合理的冗余。
待办事项列表使你不必为每个小任务安排时间，并且可以提醒你小但是重要的任务。但是对于需要几个小时或持续数天的任务，它们并不理想。如果不屏蔽特定时间，就很难预测你的即时待办事项列表是否合理。
Time to work
下面是我在实际中如何使用这三个元素。
首先，决定在一周时间内你想要工作多少个小时。这是非常个人化的，不要让你的答案受到你看别人的行为的影响。把固定任务（比如课程、会议等）的时间去除掉。
其次，为最紧急和重要的任务安排时间。尝试在每周的同样时间为重复的任务（比如读文献、准备讲座材料或建立下一周的计划等）安排时间。
最后，在剩下的时间里填上哪些低优先级的任务，比如回复邮件、订购耗材等。
如果你不能够在自己的时间内安排所有自己想要完成的事，你应该推迟这些剩下的任务，或者把它们剔除掉。推迟一点任务是正常的，但是要谨慎，要不然你的任务列表会膨胀。
如果一个任务不能有助于从你的蓝图中指定的目标，它应该被加入丢弃的列表。对于研究任务，想象你想要在你以后的文章中要讲的故事很有帮助：这个实验是否能够对故事由帮助？或者它已经超出范围了？
看起来很简单，这个策略已经完全改变了我利用时间的方式。我发现减少承诺变得更容易了，当我能够清楚的看到它们不能够加入我的日程或者不能有助于我的目标。我已经成为一个本科研究人员的更好的导师，并为我的爱好、健康和社交生活开辟了空间。
同时，我的研究变得更加精简。在我不能够说服自己一个实验是必要的，而且有最好的实验设计去检验我的假设的时候，我不会开启一个新的实验。
回想起来，许多曾经让我在实验室呆在深夜的实验永远不会发表在出版物上，它们通常设计不充分或者是没有必要的。